Vai uzņēmumam vēl joprojām jāglabā pirms septiņiem gadiem izrakstīts rēķins? Un ko darīt ar vecajiem algu sarakstiem vai dokumentiem, kas jau sen ieskenēti un pieejami datorā? Šādi jautājumi parasti rodas brīdī, kad uzņēmuma dokumentu mapes sāk aizņemt pārāk daudz vietas vai tiek ieviesta elektroniskā grāmatvedības sistēma.
Latvijā grāmatvedības dokumentu glabāšanas kārtību nosaka Grāmatvedības likums. Tas paredz, ka uzņēmumiem dokumenti ir sistemātiski jāsakārto un jāuzglabā noteiktu laiku. Tomēr ne visiem dokumentiem šis termiņš ir vienāds. Dažus drīkst iznīcināt pēc pieciem gadiem, savukārt citi jāsaglabā desmitiem gadu.
Rēķini, čeki un citi darījumu dokumenti
Lielāko daļu uzņēmuma ikdienas dokumentācijas veido rēķini, pavadzīmes, čeki, bankas maksājumu dokumenti un citi saimnieciskos darījumus apliecinoši dokumenti. Tie nepieciešami, lai pamatotu uzņēmuma ieņēmumus, izdevumus un veiktos grāmatojumus.
Saskaņā ar Grāmatvedības likumu parastie attaisnojuma dokumenti jāglabā vismaz piecus gadus. Tomēr dažādās situācijās tos var būt nepieciešams saglabāt ilgāk, piemēram, ja dokumenti joprojām vajadzīgi darījuma izsekojamībai vai uz tiem attiecas citas normatīvo aktu prasības.
Svarīgi ir ne tikai dokumentus saglabāt, bet arī nodrošināt iespēju tos atrast. Ja VID pārbaudes laikā nepieciešams konkrēts rēķins, tam jābūt pieejamam neatkarīgi no tā, vai dokuments glabājas papīra mapē vai elektroniskā arhīvā.
Darbinieku algu dokumentiem ir citi termiņi
Ar darba samaksu saistītajai dokumentācijai noteikti īpaši glabāšanas termiņi. Tie ir svarīgi, jo informācija par darbinieku atalgojumu var būt nepieciešama arī pēc daudziem gadiem. Atbilstoši Grāmatvedības likumam dokumenti par aprēķināto darba samaksu, kuru datums ir agrāks par 1999. gada 1. janvāri, jāglabā 75 gadus.
Savukārt attiecīgajiem dokumentiem, kas sagatavoti no 1999. gada 1. janvāra, paredzēts 10 gadu glabāšanas termiņš. Dokumentiem par atvaļinājuma naudu un neizmantotā atvaļinājuma atlīdzību šis periods tiek skaitīts no darba tiesisko attiecību izbeigšanas.
Jāņem vērā, ka darba līgumiem, personāla rīkojumiem un citiem personāla dokumentiem var būt piemērojamas atsevišķas arhivēšanas prasības. Tāpēc nevajadzētu pieņemt, ka visiem ar darbiniekiem saistītajiem dokumentiem ir viens glabāšanas termiņš.
Cik ilgi jāglabā gada pārskati?
Gada pārskati sniedz informāciju par uzņēmuma finansiālo stāvokli, tāpēc to glabāšanai ir īpaša nozīme.
Grāmatvedības likums paredz, ka gada pārskati jāglabā līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ja citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.
Savukārt grāmatvedības reģistriem, inventarizācijas sarakstiem un grāmatvedības organizācijas dokumentiem noteiktais minimālais glabāšanas termiņš ir 10 gadi.
Tas attiecas, piemēram, uz uzņēmuma kontu plānu, grāmatvedības organizācijas kārtību un dokumentiem, kas palīdz izsekot veiktajiem grāmatojumiem.
Vai papīra dokumentus drīkst aizstāt ar elektroniskiem?
Mūsdienās uzņēmumiem nav obligāti jāglabā visi grāmatvedības dokumenti papīra formā. Likums ļauj papīra dokumentus pārvērst elektroniskā formātā un noteiktos apstākļos oriģinālus iznīcināt.
Tomēr ar dokumenta ieskenēšanu vien nepietiek. Jānodrošina, lai elektroniskā kopija precīzi atspoguļotu oriģinālu, būtu lasāma visā glabāšanas periodā un būtu aizsargāta pret neatļautām izmaiņām vai iznīcināšanu.
Turklāt dokumentu digitalizēšanas un oriģinālu iznīcināšanas process ir jādokumentē uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
Pieredzējuši grāmatvedības speciālisti, piemēram, I.R. Grāmatvedības birojs, var palīdzēt uzņēmumiem sakārtot dokumentu apriti un izvērtēt piemērotākos uzglabāšanas risinājumus.
Kas atbild par dokumentu saglabāšanu?
Pat tad, ja uzņēmums izmanto ārpakalpojuma grāmatvedi, par grāmatvedības organizēšanu un dokumentu glabāšanas prasību ievērošanu atbild uzņēmuma vadītājs.
Tāpēc, nododot grāmatvedību ārpakalpojumā, ir svarīgi vienoties, kur dokumenti glabāsies, kam būs piekļuve elektroniskajam arhīvam un kā tie tiks nodoti sadarbības pārtraukšanas gadījumā.
Sakārtots arhīvs atvieglo uzņēmuma ikdienu
Grāmatvedības dokumentu glabāšana nav tikai formāla likuma prasība. Sakārtots arhīvs palīdz ātrāk atrast nepieciešamo informāciju, sagatavoties pārbaudēm un izvairīties no situācijām, kad svarīgs dokuments vairs nav pieejams.
Uzņēmumam ir vērts regulāri pārskatīt dokumentu glabāšanas kārtību un pārliecināties, ka tiek ievēroti attiecīgie termiņi. Tas ir īpaši svarīgi, pārejot uz elektronisku dokumentu apriti vai mainot grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju.
